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もし葬儀の受付役になったなら?その役割と注意点

お墓・葬儀・終活 2015年12月5日 閲覧数:5704

親族や友人・知人の訃報と葬儀の報せを受けた時、「当日は受付をやってもらえないだろうか」と打診されることがあります。葬儀の受付は対外的には喪家側の一員となりますし、一時的にとはいえ多額の香典を扱うことになるので責任重大です。そこで今回は葬儀の受付の役割や、任された場合の注意点についてまとめてみました。

葬儀における受付の役割とは

受付だけは葬祭業者にやってもらえない

本来葬儀は親族や親しい友人や知人らで協力をし合って、裏方である受付係や駐車場係、料理の配膳係や下駄箱係など、様々な役割を分担して運営されるものでした。しかし近年では多くの葬儀で葬祭業者に依頼をするため、これらの役割は葬祭業者のスタッフが行うようになっています。ただ、受付だけは別です。受付は現金を扱うということもあり、必ず喪家側が用意した人間を立たせる必要があります。通常は喪家の親族や親しい友人・知人、会社関係者や町内会等の近所の人などの中からふさわしい人を選んで喪主が依頼をします。

会葬者を迎えるのが受付の役割

受付の役割は、広い意味では「喪家を代表して会葬者を迎えること」です。具体的には「香典を受け取る」「芳名帳の記入をお願いする」「会葬御礼を渡す」「香典を管理する」といった役割を担うことになります。葬儀の規模によっては受付の人数が複数人になることもありますし、役割を分担することにもなるため、それぞれが協力し合って作業をする必要があります。

葬儀の受付のやり方

準備

   

喪主から受付を頼まれたら、まずは葬祭業者に自分が受付をやる旨を伝えた上で会場のレイアウトや人の流れ(順路)を確認します。その際に受付をするのに必要なアイテム(筆記用具、芳名帳、電卓、封筒、輪ゴム、腕章等)を葬祭業者から預かります。受付は会葬者からトイレや駐車場の場所、式の開始時刻等を聞かれることがよくあるので、すぐに答えられるように全て確認をしておきます。

受付は通常2人以上で行うことになりますので、それぞれの役割分担を確認しておきます。受付とは別に会計係がいる場合、両者の連携がスムーズにいくように打ち合わせておくことも必要です。

なお、この時点で必ずやっておきたいのが「芳名帳の各行に番号を振っておく」ということです。会葬者は香典を差し出した後に芳名帳に記帳をしますが、記帳が終わったら受付は受け取った香典袋に芳名帳の番号を記入しておきます。これをやっておくと後から芳名帳と香典袋を番号で突き合わせることが出来るので非常に便利だからです。しかし多くの場合芳名帳には番号が振られていないことが多いので、手の空いているこの時にある程度振っておくと後々楽です。

受付時の挨拶

葬儀開始30分ほど前になると少しずつ会葬者が来場します。受付でお悔みの言葉を述べられたら、弔問に来てくれたことに対するお礼を遺族の代わりに述べます。もし仮に親族ではない、遺族と直接面識がないという場合でも、受付は喪家側の人間、つまり「葬儀に来ていただく側である」ということを忘れてはいけません。挨拶は「本日はお忙しい中お越しいただきましてありがとうございます」と言えば問題ありません。

香典の受け取り方

会葬者が香典を差し出したら必ず両手で受け取り一礼した後「お預かり致します」と言います。この時「ありがとうございます」「すみません」はふさわしい言葉ではありません。

芳名帳への記帳

香典を受け取ったら「恐れ入りますがこちらにご住所とお名前をご記帳下さい」と芳名帳への記帳を促します。芳名帳への記帳が終わったら、芳名帳に振っておいた番号を確認し、同じ番号を香典袋にも記入しておきます。

返礼品を渡す

記帳が終わったら「ありがとうございます」とお礼を述べ「こちらをお持ち下さい」と返礼品を渡します。返礼品はお焼香が終わってから渡すこともありますが、最近では受付と同時に渡すことも多くなっています。返礼品とは喪主からの会葬御礼状と持ち帰りのしやすい簡単な品物(ハンカチやスカーフ、お茶など)です。なお、返礼品と香典返しは全くの別物ですので混同しないようにしましょう。

会場へ案内する

受付は会場の入り口付近に置く場合が多いのですぐに会場はわかると思いますが、受付と会場が離れていたり、見えにくい場合などもあります。このような場合は通常案内係を別に用意しますが、念のため受付でも「まっすぐ進んでいただいて右手が会場となっております」のように口頭で案内するようにします。

香典を会計係に渡す

会葬者が受付を離れて会場に向かったら受け取った香典を会計係に渡します。会葬者が途切れず受付が続いている場合はある程度まとまったところで会計係に渡します。通常会計係は受付の後ろの小部屋や衝立の向こう側などに置かれることが多いです。会葬者がそれほど多くない葬儀の場合は受付が会計係も兼ねることがあります。その際は受付の手が空いた時点で少しずつ香典の整理も始めます。

荷物やコートを預かる場合

受付は会葬者の荷物を預かったり、冬場の葬儀であればコートを預かったりすることもあります。受付で預かりものをする場合は通常ペアになった番号札が用意されており、荷物と引き換えに片方を会葬者へ渡す、という形になります。ただし貴重品はトラブルの元になるので預かりません。もしも預けようとされた場合は「恐れ入りますが貴重品はお手元にお持ち下さい」などと言うようにします。

会葬者が少ない葬儀の場合は受付が2人いればこれらの仕事は十分にこなせますが、数百人単位で会葬者が訪れる式の場合、受付の列を2列、3列と複数用意しないと行列が出来てしまい、会葬者を待たせてしまうばかりか葬儀の進行にも影響を及ぼすことになってしまいます。どのくらいの会葬者が訪れそうかはしっかりと事前に喪主と打ち合わせをしておき、十分な人数を受付に用意しておくべきです。会葬者の予想がつかない場合、あらかじめ予備の人を指名しておき、手が回らなくなったら手伝ってもらえるようにしておくとよいでしょう。

受付が会計係も兼ねる場合

会計係をする際の注意

会計係は香典を受け取ったら香典袋に記入されている金額と、中に入っている金額を確認します。万が一記入されている金額と中に入っている金額が違う場合、会葬者が帰る前のなるべく早い時点で本人に確認をします。帰る前の確認であれば失礼にあたることはありません。香典袋に金額が記入されていない場合は自分で金額を記入しておきます。ただしこの場合は自分が記入したとわかるようにしておきます。そして香典帳に受付で香典袋に記入した番号と金額、名前と住所を記入し、香典袋とお金は別々にして保管します。香典袋とお金は10件ごとに輪ゴムでまとめ、「NO1~NO10、合計10万円」などと書いたメモ用紙を挟んでおくと後での最終チェックがしやすいです。

最後に香典袋に記入されていた金額の合計と、香典袋に入っていた金額の合計が一致したら喪主もしくは喪主が指定した人に香典袋とお金を引き渡します。誰に引き渡すのかは事前に打ち合わせをしておき、その人以外の人には絶対に渡してはいけません。

まとめ

葬儀の受付を任されるということは、喪家や喪主にとってそれだけ信頼されているということです。もしも受付を任されたら期待を裏切らないよう、喪家や喪主に恥をかかせないよう、十分に心がけるようにしましょう。

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